3. ลำดับแรก ตั้งชื่อไฟล์ และหัวข้อเรื่อง
ชื่อไฟล์จะต้องเป็นอักษรภาษาอังกฤษหรือตัวเลขเท่านั้น ใช้สัญลักษณ์พิเศษไม่ได้ ยกเว้น ขีดล่าง (_) ลบ (-) และต้องตามด้วย .html เสมอ เช่นถ้าท่านตั้งชื่อเป็น mailmember.html ในฟอร์มสมัครสมาชิก ตรง emailfile.html ต้องเปลี่ยนเป็น mailmember.html เหมือนกัน
ส่วนหัวข้อเรื่อง พยายามใส่ให้สัมพันธ์กับข้อมูลภายในหน้านั้นๆ
4. ถัดมา ในส่วนเนื้อหาไฟล์ตอบกลับ (กรอบสีแดงล่าง) สามารถแก้ไข / เพิ่มเติมได้
ส่วนแทคที่แสดงในจดหมายกลับ ##.............## ในแต่ละตำแหน่ง ระบบจะดึงมาจากฐานข้อมูล ในกรณีที่ไม่ต้องการแสดงแทคนั้น สามารถลบได้ ก็จะไม่โชว์ในเมล์ที่ส่งไปถึงผู้สมัคร